Функции, предлагаемые системой электронного документооборота своим пользователям, весьма разнообразны. Их можно подразделить на такие категории: информационная безопасность; хранение и поиск документов; поддержка канцелярии; аналитические отчеты; маршрутизация и контроль исполнения документов; дополнительные функции.
Вообще, электронный документооборот не должен ни в коем разе внедряться на предприятии как дань моде на так называемые «прогрессивные технологии». Если же Ваш бизнес работает успешно и без электронного либо даже без бумажного документооборота, то очень маловероятно, что установив СЭД Вы сделаете его более эффективным. В данном случае речь, скорее всего, может пойти только об удобстве работы с Вашими документами. Так, к примеру, мы все давным-давно уже к электронной почте привыкли, а также к «общепринятому» пользовательскому интерфейсу данного почтового клиента, в котором письма разложены по папкам. Таким же аналогичным образом система электронного документооборота поместит документы в определенные папки и возьмет на себя все те проблемы, которые связанны с поиском, хранением и доступом документов. Оптимальным решением тут может стать такой интерфейс клиентской части системы электронного документооборота, в который будут интегрированы функции привычного нам почтового клиента, к примеру, такого как Microsoft Outlook. То есть Вы заполучите возможность единым образом работать и с электронными письмами, и с прочими электронными документами.
Однако когда на Вашем предприятии имеются нижеперечисленные проблемы, здесь не обойтись простым хранилищем документов, и Вам всерьез стоит задуматься над тем, чтобы автоматизировать работы с бизнес-процессами и документами:
1. Существует большой документопоток входящих, внутренних (служебных) и исходящих документов, рассмотрение которых сильно увеличивает сроки выполнения работ.
2. У руководителей разного уровня совещаний становится больше и продолжительность их затягивается.
3. Оперативность выполнения и принятия решений низкая и снижается постоянно.
4. Нахождение виновных в нарушении исполнительной дисциплины становится проблематичным.
5. Количество для отчетности форм растет.
6. Существует проблема нарушения коммерческой тайны и утечки информации.
Игнорирование вышеназванных ситуаций либо попытки решить данные задачи без помощи специальных автоматизированных программных систем приведет только к еще большему усугублению этих проблем.
